شما به عنوان صاحب کلینیک یا مطب دندانپزشکی، بدون شک به دنبال بهبود و ارتقا خدماتتان هستید تا بتوانید بیماران بیشتری را حفظ کنید. در مسیر حفظ بیماران، احتمالا با این مشکل مواجه شدهاید که چرا بیماران نوبت دندانپزشکی خود را لغو میکنند؟! و چه راهکارهایی برای جلوگیری از این موضوع وجود دارد؟!
بسیار خوشحالم که در این مقاله همراه شما هستم و به عنوان شخصی که از نزدیک با صاحبان بیش از ۲۰ مطب و کلینیک دندانپزشکی مراوده داشته است، میتوانم اطلاعات زیر را در اختیارتان قرار دهم. در این مقاله ۵ دلیل که باعث میشود بیماران طبق نوبت به مطب یا کلینیک شما مراجعه نکنند به علاوه راهکاری که بتوانید این مشکلات را حل کنید؛ در اختیارتان قرار میدهم. خوشحال میشوم که اگر با مشکل متفاوتی از این دلایل روبرو هستید در کامنتها به اشتراک بگذارید تا مقاله کاملتری برای استفاده صاحبان کلینیک و مطب فراهم شود.
بهنظر میرسد نوبتهای لغوشده و بینظمی ناشی از آن، بخشی اجتنابناپذیر از کار روزمرهی یک مطب دندانپزشکی باشد. تقریباً هر روز، حداقل یک بیمار سر نوبت حاضر نمیشود یا در آخرین لحظه تماس میگیرد و میگوید که قادر به آمدن نیست.
در این شرایط، تیم مطب معمولاً وارد «حالت اضطراری» میشود و سعی میکند هر طور شده جای خالی را با بیمار دیگری پر کند تا برنامه تولید روزانه به هم نخورد. اما در اغلب موارد، این جای خالی پر نمیشود و نتیجه، کاهش بهرهوری و درآمد مطب یا کلینیک است.
دلایل لغو نوبت از سوی بیماران
بیماران ارزش دندانپزشکی را درک نمیکنند
اگر بیماران مدام نوبتهای خود را کنسل میکنند، احتمالاً دلیلش این است که اهمیت مراجعه منظم به دندانپزشک را نمیدانند. اینجاست که آموزش بیمار نقش کلیدی دارد.
وقتی بیمار روی صندلی شماست، زمانی را صرف توضیح دهید که چرا حفظ سلامت دهان و دندان ضروری است. دربارهی مشکلات احتمالی صحبت کنید و پیامدهای بیتوجهی به آنها را شرح دهید. از دوربین داخل دهانی، عکس رادیوگرافی یا ویدیو استفاده کنید تا بیمار بتواند ببیند چه اتفاقی در دهانش میافتد. وقتی ببیند، درک میکند. و وقتی درک کند، احتمال حضورش در نوبت بعدی بسیار بیشتر میشود.
همچنین آموزش باید بعد از ویزیت هم ادامه پیدا کند. برای مثال، میتوانید خبرنامه ماهانه ارسال کنید که در آن دربارهی خدمات مطب و نکات مهم بهداشت دهان صحبت شود. حتی میتوانید هنگام ارسال صورتحسابها، مطالب آموزشی کوتاهی ضمیمه کنید. این کار باعث میشود دندانپزشکی در ذهن بیماران در اولویت بماند و یادشان بیافتد چرا باید سر نوبت حاضر شوند.
بیماران نمیدانند در هر نوبت چه کارهایی انجام میشود
یکی از دلایلی که بیماران نوبت دندانپزشکی خود را لغو میکنند این است که اغلب بیماران بهطور دقیق نمیدانند در یک جلسهی دندانپزشکی چه اتفاقی میافتد. بنابراین درک درستی از میزان کار و برنامهریزی شما ندارند، و وقتی در آخرین لحظه نوبت را لغو میکنند، متوجه نمیشوند که چقدر به مطب آسیب میزند.
برای رفع این موضوع، پیشنهاد میشود در پایان هر ویزیت، برگهای خلاصه به بیمار داده شود که شامل موارد زیر باشد:
- خدمات انجامشده در این جلسه
- خلاصهی ارزیابی بهداشت دهان
- دستورالعمل مراقبت در منزل
- درمانهای پیشنهادی آینده
- فهرست محصولات یا نمونههای رایگان دریافتی
شاید این کار در ابتدا زیاد به نظر برسد، اما اگر قالب آمادهای داشته باشید، تهیهی آن فقط چند دقیقه طول میکشد و در عوض، بیمار بهتر درک میکند که در هر نوبت چه خدماتی دریافت کرده است — و احتمال لغو نوبتهای آینده بهطور چشمگیری کاهش مییابد.
نبود سیاست لغو نوبت
اگر مطب شما قانون یا پروتکل مشخصی برای لغو نوبتها ندارد، بیماران بهراحتی تصور میکنند که لغو ناگهانی نوبت دندانپزشکی ایرادی ندارد. به همین دلیل، ضروری است که یک سیاست شفاف داشته باشید و آن را هنگام رزرو نوبت با بیمار در میان بگذارید.
برای مثال میتوانید بگویید:
«در صورت نیاز به لغو نوبت، لطفاً حداقل دو روز قبل اطلاع دهید تا بتوانیم زمان شما را به بیمار دیگری اختصاص دهیم.»
تکرار این قانون در هر تماس یا یادآوری، به مرور ذهنیت بیماران را تغییر میدهد و باعث میشود برای زمان مطب احترام بیشتری قائل شوند.
بیماران فراموش میکنند
در دنیای پرمشغلهی امروز، فراموش کردن نوبت دندانپزشکی که چند ماه پیش رزرو شده، کاملاً طبیعی است. به همین دلیل، باید یادآوریهای منظم را به بخشی ثابت از سیستم مطب تبدیل کنید.
از بیماران بپرسید که ترجیح میدهند از چه طریقی یادآوری دریافت کنند — ایمیل، تماس تلفنی یا پیامک — و یادآوریها را بر همان اساس ارسال کنید. این یادآوریها را چند روز پیش از نوبت بفرستید تا اگر بیمار تداخلی در برنامه دارد، فرصت کافی برای اطلاعرسانی داشته باشد، نه اینکه فقط چند ساعت قبل از ویزیت توسط شما صورت بگیرد.
مهمترین راهکار رفع مشکل لغو نوبت توسط بیماران
نوبتهای لغوشده یا از دسترفته، هم استرسزا هستند و هم پرهزینه. اما اگر وقت بگذارید و بیماران خود را آموزش دهید تا ارزش مراجعه و مراقبتهای دهانی را درک کنند، نهتنها احتمال لغو نوبتها کمتر میشود، بلکه وفاداری بیماران و کیفیت خدمات مطب شما نیز افزایش پیدا میکند.
💬 نظرات (۰)